Datenschutzerklärung

7. Content365 – Registrierung und Kundenkonto

Vertragsannahme und Freischaltung

Für freizugebende Kundenaufträge dokumentieren wir die bereitgestellte Vertragsfassung einschließlich Anlagen, das zugehörige Unternehmen und Benutzerkonto, den Namen und die bestätigte Vertretungsbefugnis der annehmenden Person sowie den Zeitpunkt und die bestätigten Erklärungen. Wir speichern außerdem die Entscheidung über verfügbare Funktionen und die zugehörigen Prüfvermerke. Dies dient der Vertragsanbahnung und -durchführung sowie dem Nachweis von Weisungen, Berechtigungen und Vereinbarungen. Rechtsgrundlagen sind, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren und sicheren Geschäftsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Eine Registrierung allein schaltet Uploads und Produktion noch nicht frei.

Zur Organisation vereinbarter Löschfristen können wir den dokumentierten Auftragsabschluss, eine Auftragsreferenz und Nachweise über die zugehörigen Datenbestände erfassen. Vertrags- und Nachweisdaten werden aufbewahrt, soweit sie für die Vertragsabwicklung, gesetzliche Nachweispflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind; danach werden sie gelöscht. Die Aufbewahrung solcher Nachweise ist von der mit dem Kunden vereinbarten Frist für Medien und Ergebnisse zu unterscheiden. Zugang erhalten nur berechtigte Personen im jeweiligen Kundenkonto sowie die zuständige Administration. Ihre Datenschutzrechte bleiben unberührt.

Diese ergänzenden Hinweise betreffen die kostenlose Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Anmeldung und Kontoverwaltung unter content365.networking365.de. Anders als die Hauptwebsite verwendet das Kundenportal Formulare und eine technisch erforderliche Sitzung. Verantwortlicher und Ansprechpartner ist Torsten Klein – Networking 365 IT-Service Agentur, Gerhard-Ellrodt-Str. 155, 04249 Leipzig, Deutschland, info@networking365.de, Telefon +49 176 61474714.

Welche Daten wir wofür verarbeiten

Bei der Registrierung verarbeiten wir Vorname, Nachname, Unternehmensname, E-Mail-Adresse und das gewählte Passwort. Das Passwort wird zur Prüfung und zur Bildung eines Passwort-Hashes verarbeitet; in der Registrierungs- und Benutzerdatenbank wird der Hash gespeichert, nicht das Klartextpasswort. Hinzu kommen Registrierungs- und Bestätigungszeitpunkte, Bestätigungsstatus, technische Konto- und Kundenkennungen sowie die Zuordnung zum eigenen Kundenbereich.

Die Angaben dienen dazu, das angeforderte Kundenkonto einzurichten, die E-Mail-Adresse zu bestätigen, die Anmeldung zu ermöglichen, Berechtigungen zu verwalten und den eigenen Kundenbereich bereitzustellen. Bei einem Konto für Sie selbst erfolgt dies zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses beziehungsweise auf Ihre Anfrage vor dessen Abschluss nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Wenn Sie für ein Unternehmen oder eine andere Organisation handeln, verarbeiten wir Ihre dienstlichen Kontakt- und Zuordnungsdaten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die verlässliche Kommunikation mit den berechtigten Ansprechpartnern und die Verwaltung des jeweiligen Kundenkontos.

Die im Formular als erforderlich gekennzeichneten Angaben werden für die Kontoanlage benötigt. Ihre Bereitstellung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber ohne diese Angaben können wir das Konto nicht anlegen. Zusätzliche Unternehmens- oder Rechnungsdaten, die Sie später in der Kontoverwaltung hinterlegen, werden zur Verwaltung des Kundenverhältnisses und gegebenenfalls zur Abwicklung gesondert beauftragter Leistungen verwendet. Das Speichern von Rechnungsdaten löst keine kostenpflichtige Bestellung aus. Für gesetzlich erforderliche Geschäfts- und Steuerunterlagen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Bestätigungsmail und Schutz vor Missbrauch

Wir senden einen Bestätigungslink an die angegebene E-Mail-Adresse. Der Link ist einmalig verwendbar und eine Stunde gültig. Innerhalb eines Tages nach der Registrierung kann über das Formular ein neuer Link angefordert werden; dieser ersetzt den bisherigen Link. Erst die ausdrückliche Bestätigung über die Bestätigungsseite aktiviert das Kundenkonto. Diese Nachrichten dienen ausschließlich dem angeforderten Registrierungsvorgang. Die Registrierung ist keine Newsletter-Anmeldung und keine Einwilligung in Werbe-E-Mails.

Zur Begrenzung missbräuchlicher Registrierungs- und Versandversuche verarbeiten wir außerdem die IP-Adresse und E-Mail-Adresse in Form daraus abgeleiteter Hashwerte, Versuchszähler und Zeitangaben. Diese Hashwerte sind pseudonymisiert, nicht anonym. Technische Verbindungsdaten können daneben in Serverprotokollen enthalten sein; dazu siehe Abschnitt 2. Die Missbrauchsabwehr und Absicherung des Kontozugangs erfolgen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, automatisierte Angriffe, unberechtigte Kontoanlagen und unerwünschten Mailversand zu verhindern.

Technisch erforderliche Sitzung und Darstellung

Das Portal verwendet ein Sitzungscookie, um aufeinanderfolgende Aufrufe der angeforderten Sitzung zuzuordnen, Formulare gegen gefälschte Anfragen zu schützen und den Anmeldestatus zu verwalten. Es handelt sich um ein Sitzungscookie ohne festes Ablaufdatum im Browser; eine Wiederherstellung kann von den Browsereinstellungen abhängen. Durch Abmelden wird die angemeldete Sitzung beendet. Ohne das erforderliche Cookie funktionieren Registrierung und Anmeldung nicht zuverlässig.

Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf das Sitzungscookie erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit dies für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist. Die anschließende personenbezogene Verarbeitung richtet sich nach den oben erläuterten Rechtsgrundlagen für Konto und Sicherheit. Auf den Seiten zur Registrierung, E-Mail-Bestätigung und Anmeldung werden keine Analyse- oder Werbetracker eingebunden. Die Gestaltung dieser Seiten wird vom Portalserver geladen; für das Stylesheet wird kein externer CDN-Anbieter kontaktiert.

Empfänger und Übermittlungen

Hosting, Datenbankbetrieb und Versand der Registrierungs-E-Mails erfolgen über den eingesetzten Hosting- und E-Mail-Dienstleister ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Die E-Mail wird außerdem an den von Ihnen verwendeten E-Mail-Anbieter übermittelt. Dessen Verarbeitungsorte richten sich nach Ihrem E-Mail-Dienst. Auf Kontodaten erhalten die mit der Kundenverwaltung und dem technischen Betrieb betrauten Personen Zugriff, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist; berechtigte Personen Ihres Kundenbereichs erhalten Daten entsprechend den dort vergebenen Rollen.

Allein durch die Registrierung wird kein Social-Media-Konto verbunden und werden Ihre Formularangaben nicht an KI-Anbieter, OpusClip oder soziale Netzwerke zur Inhaltserstellung übermittelt. Die Registrierung und Kontobestätigung lösen keine entsprechende Drittlandübermittlung durch eine solche Anbindung aus. Gesondert genutzte Funktionen wie KI-Bearbeitung, Medienverarbeitung oder die Verbindung sozialer Netzwerke können weitere Empfänger und Übermittlungen betreffen und sind von diesem Registrierungsvorgang zu unterscheiden.

Speicherdauer und Konto löschen

Unbestätigte Registrierungsdaten werden für die Durchführung und den erneuten Versand der Bestätigung vorgehalten. Nach Ablauf des eintägigen Zeitraums für den erneuten Versand und der Gültigkeit des zuletzt ausgegebenen Bestätigungslinks werden sie für diesen Zweck nicht mehr benötigt und sind zu löschen, soweit kein konkreter Missbrauchsfall eine weitere begrenzte Aufbewahrung erfordert. Die Gültigkeitsdauer eines Links ist dabei keine automatische Löschfrist für den gesamten Datensatz. Bei erfolgreicher Bestätigung wird der vorläufige Registrierungsdatensatz entfernt; die für das Konto benötigten Angaben werden in das Kundenkonto übernommen.

Kontodaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses benötigt. Sie können die Schließung Ihres Kontos und die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter info@networking365.de anfordern. Wir prüfen dabei die Berechtigung und mögliche gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks sind Daten zu löschen; Geschäftsunterlagen oder Nachweise, die noch aufgrund gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche benötigt werden, bleiben für den jeweiligen Zweck und die hierfür geltende Frist beschränkt gespeichert. Dies rechtfertigt keine unbegrenzte Aufbewahrung des gesamten Kontos.

Versuchszähler und technische Protokolle werden nur benötigt, solange sie der Begrenzung aktueller Versuche, Fehlerbehebung oder Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle dienen. Sicherungskopien sind bei einer Löschung zu berücksichtigen; bei einer Wiederherstellung müssen bereits veranlasste Löschungen erneut umgesetzt werden.

Ihre Rechte und weitere Verarbeitung

Die in Abschnitt 1 erläuterten Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, gegebenenfalls Datenübertragbarkeit sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gelten auch für Content365. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine gesondert erteilte Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die für das Konto erforderliche Verarbeitung beruht nicht auf einer pauschalen Datenschutzeinwilligung.

Bei der Registrierung und Kontoverwaltung findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Der technische Schutz gegen zu viele Versuche dient der Sicherheit. Für personenbezogene Daten anderer Personen, die später für Kundenaufträge hochgeladen oder verarbeitet werden, sind die jeweiligen Verantwortlichkeiten, Rechtsgrundlagen und gegebenenfalls eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gesondert zu berücksichtigen. Die Kontoanlage ersetzt keine Einwilligung abgebildeter Personen oder Freigabe von Bildrechten.

8. Content365 – KI-Texte und Azure-Medienverarbeitung

Freiwillige Textüberarbeitung mit OpenAI

Wenn Sie „Mit KI überarbeiten“ auslösen, werden die eingegebenen Texte (Titel, Beschreibung und optionaler Einstieg) sowie Format- und Stilvorgaben über unsere serverseitige API-Anbindung an OpenAI zur Erstellung eines Textvorschlags übermittelt. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist nach dem OpenAI-Datenverarbeitungszusatz OpenAI Ireland Ltd., Irland. Dieser Textaufruf übermittelt nicht automatisch Ihre hochgeladenen Bilder, Ihr Passwort oder die Registrierungsdatenbank. Personenbezogene Angaben können jedoch in Ihren Texteingaben enthalten sein. Die Textbearbeitung ist auch ohne diesen KI-Aufruf möglich.

Der Vorschlag wird Ihnen zur Prüfung angezeigt und erst auf Ihre Auswahl in die Textfelder übernommen. Die KI-Funktion trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über eine Person. Bitte verwenden Sie nur für den jeweiligen Zweck erforderliche und zulässige Angaben und keine Passwörter, vertraulichen Kundendaten oder Gesundheitsdaten.

Für die von Ihnen angeforderte Leistung verarbeiten wir Ihre eigenen erforderlichen Daten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei dienstlichen Ansprechpartnern ist unser Interesse an der Durchführung des Kundenauftrags nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO maßgeblich. Soweit wir personenbezogene Inhalte ausschließlich auf Weisung eines Geschäftskunden verarbeiten, richtet sich dies nach der gesonderten Auftragsverarbeitung; der Kunde verantwortet die Rechtsgrundlage für seine Inhalte. Der Klick auf die KI-Funktion ersetzt keine Einwilligung betroffener Dritter und keine erforderliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

OpenAI beschreibt für API-Inhalte grundsätzlich keine Trainingsnutzung ohne ausdrückliche Datenfreigabe. Unser Textaufruf verwendet die Einstellung store=false. Dies ist keine Zusage vollständiger Speicherfreiheit: Nach den Standardbedingungen können insbesondere Protokolle zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage aufbewahrt werden, bei rechtlichen Verpflichtungen gegebenenfalls länger. Wir verwenden den globalen API-Endpunkt; eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder Zero Data Retention wird für diese Anbindung nicht zugesagt. Übermittlungen in die USA und weitere Verarbeitungsländer können stattfinden. OpenAI beschreibt die dafür vorgesehenen Garantien, insbesondere anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse beziehungsweise Standardvertragsklauseln, in seinem Datenverarbeitungszusatz. Weitere Informationen: API-Datenverarbeitung und Aufbewahrung.

Medienproduktion auf Microsoft Azure

Für beauftragte Medienproduktionen verwenden wir einen Windows-Produktionsserver in Microsoft Azure. Die derzeit eingesetzte virtuelle Maschine befindet sich in der Azure-Region West Europe. Je nach Auftrag verarbeitet sie ausgewählte Bilder, Texte, Gestaltungsvorgaben und zugehörige technische Auftragsdaten, erstellt Vorschaudateien und überträgt Ergebnisse an das Portal. Eine Registrierung allein startet keine Medienproduktion. Der Betrieb der Azure-VM bedeutet nicht, dass eine Textanfrage an die direkte OpenAI-API über Azure OpenAI verarbeitet wird; es sind getrennte Dienste.

Die VM-Region ist keine Zusage, dass sämtliche Support-, Diagnose- oder sonstigen Verarbeitungsvorgänge von Microsoft ausschließlich in der EU stattfinden. Für personenbezogene Daten sehen die Microsoft-Vertragsbedingungen ein Data Protection Addendum mit Regelungen zur Auftragsverarbeitung und internationalen Übermittlung vor. Vertrags- und Datenschutzinformationen zu unserer konkreten Verarbeitung und den anwendbaren Garantien erhalten Sie über info@networking365.de.

Projektinhalte, Löschung und Verantwortlichkeit

Gespeicherte Projektinhalte und Ergebnisse werden zur Bearbeitung, Bereitstellung und gegebenenfalls vereinbarten Wiederverwendung benötigt. Mit der Abschaltung des Produktionsservers werden Dateien auf dessen Datenträgern nicht gelöscht. Ebenso bedeutet das Entfernen eines Bildes aus einer Mediathekansicht nicht zwingend die sofortige Entfernung aller bereits verwendeten Projektfassungen oder Sicherungen. Für eine vollständige Löschanforderung wenden Sie sich bitte an info@networking365.de; wir prüfen die betroffenen Systeme, zulässige Aufbewahrungsgründe und die erforderliche Umsetzung bei Dienstleistern. Ihre in Abschnitt 1 beschriebenen Rechte bleiben bestehen. Weitere Verarbeitung durch gesondert genutzte Veröffentlichungs- oder Videodienste ist zusätzlich zu berücksichtigen.